Cómo recibir a funcionarios electos
Estudio de caso:
Organización de una jornada de puertas abiertas para funcionarios electos en Caring for Bethlehem
Caring for Bethlehem, socio de Connecticut Foodshare y ubicado en Bethlehem, Connecticut, organizó recientemente una jornada de puertas abiertas antes del día de las elecciones, donde invitaron a los candidatos a conocer su organización. Conozca más sobre la planificación y ejecución de este evento y utilícelo como ejemplo para inspirar jornadas de puertas abiertas o visitas de funcionarios electos a su propio programa.
Planificación de eventos
Tras descubrir lo útil que es recibir a candidatos y funcionarios electos para conseguir apoyo para CT-NAP, Rick Wood, voluntario de Caring for Bethlehem, planteó la idea de una jornada de puertas abiertas a su Junta Directiva. Analizaron la importancia del evento, el impacto que podría tener en su organización y a quiénes deberían invitar. Una vez que todos estuvieron de acuerdo en organizar el evento, comenzó la planificación.
Rick compartió que el evento fue fácil de organizar, solo necesitaban completar una lista de pasos simples.
Primero, se eligió una fecha y hora. Se eligió un día sin programas para proteger la privacidad de los vecinos, y se optó por un horario de dos horas, de 8:00 a. m. a 10:00 p. m., para dar flexibilidad a los horarios de los invitados. Como alternativa, puede invitar a funcionarios a ver una distribución si se adapta mejor a su estilo de organización y es aceptable para sus vecinos.
Este evento no requirió presupuesto. Se donaron refrigerios sencillos (no se preocupe si no tiene acceso a ellos; los funcionarios electos pueden evitar comer en eventos públicos para evitar una foto inoportuna).
A continuación, se designó a una persona para contactar al Ayuntamiento y solicitar la lista de candidatos y su información de contacto. Si organiza un evento después del día de las elecciones, haga clic aquí para encontrar a su representante y senador estatal. También puede ser beneficioso invitar a funcionarios locales para forjar relaciones por si existe alguna manera de que puedan apoyar a su organización en el futuro.
Se designó una persona para comunicarse con su Representante de Relaciones con la Red Foodshare de Connecticut para tratar los puntos de conversación sobre CT-NAP, de modo que todo el personal y los voluntarios estuvieran en sintonía al hablar con los legisladores.
Un pequeño grupo colaboró para redactar la invitación (ejemplo arriba). Esta invitación también incluía una hoja informativa básica sobre Caring for Bethlehem con descripciones y estadísticas de sus programas. Decidieron enviar cartas en lugar de correos electrónicos. Cada carta estaba dirigida y firmada personalmente por el presidente de la organización.
Se enviaron invitaciones a eventos por separado a todos los voluntarios, junto con temas de conversación de Connecticut Foodshare y descripciones de todos los programas con estadísticas básicas para compartir. También se entregaron invitaciones sencillas a los vecinos que, según se consideró, podrían estar interesados en hablar con los legisladores.
Finalmente, un pequeño grupo se encargó de crear carteles sencillos con información y estadísticas sobre sus programas, horas de voluntariado y otros datos para exhibirlos durante la jornada de puertas abiertas. El proceso de planificación duró aproximadamente un mes.
Ejecución
El día de la jornada de puertas abiertas, en Caring for Bethlehem, la mayoría de la gente llegó cerca de las 8:00 a. m., pero aún así hubo gente llegando poco a poco hasta las 10:00 a. m. Había etiquetas con nombres disponibles para quienes las deseaban, pero el ambiente era informal. Este ambiente informal dio lugar a algunos discursos improvisados.
Tras unas presentaciones básicas al inicio de la jornada de puertas abiertas, algunos voluntarios pidieron la palabra. Tras su turno para hablar sobre el programa y las necesidades de la comunidad, algunos vecinos compartieron sus experiencias y lo que esperan que hagan sus funcionarios electos. Los candidatos tuvieron la oportunidad de responder a lo que escucharon. Este orden de oradores, aunque natural, es una buena práctica. Permita que los voluntarios y vecinos dirijan la conversación para que los candidatos y los funcionarios electos puedan escuchar a los expertos de su comunidad.
Los voluntarios se dirigieron a las áreas en las que trabajan habitualmente. Se animó a los candidatos y otros invitados a recorrer cada estación y conversar sobre diferentes aspectos de los programas con los voluntarios. Esta es una oportunidad no solo para explicar...
las operaciones de su programa, pero cualquier necesidad creciente que esté viendo, si tiene suficientes recursos para satisfacerla y cómo CT-NAP puede ayudar a su comunidad.
Reflexiones posteriores al evento
El evento fue un éxito y Caring for Bethlehem espera que la jornada de puertas abiertas deje una huella imborrable en los funcionarios y fomente una mayor financiación del CT-NAP. Al preguntarle qué les diría a otros socios que estén considerando organizar una jornada de puertas abiertas, Rick respondió:
No le tengas miedo, simplemente disfrútalo. No hay pretensiones ni imagen que proyectar o mantener. Simplemente sé quien eres.
